Führen von virtuellen Teams

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Führen von virtuellen Teams

Die Arbeit im „Home Office“ wird vor allem durch die Corona Pandemie und den daraus folgenden Kontaktbeschränkungen gesellschaftlich diskutiert, wie noch nie. Heutzutage bieten die meisten Unternehmen eine solche Lösung an oder haben die Ressourcen dazu in der Hinterhand. Neben der Pandemiebekämpfung bietet das virtuelle Arbeiten eine Reihe von Vorteilen. So können etwa horrende Reise- und Bürokosten vermieden werden und die fachlich besten Mitarbeiter zusammenarbeiten, anstatt nur auf die in der Umgebung angewiesen zu sein.

Unsere Experten von der GMW Group beraten seit Jahren führende Unternehmen genau darin, wie kann das „remote“ Arbeiten gelingen? Wir können mit Ihnen ein virtuelles Team aufbauen oder auch die Abläufe in einem bestehenden verbessern.

Bevor wir uns eingehend mit der Thematik beschäftigen, muss allen Beteiligten klar sein, dass virtuelles arbeiten sich gravierend von dem Büroalltag unterscheidet. Gerade wenn Sie vom Präsenz in den virtuellen Betrieb umstellen können sich daraus Probleme ergeben. Aus unserer Erfahrung können wir zugespitzt formulieren, dass es zwei Arten des Umgangs mit der virtuellen Arbeit gibt. Während sich der eine Kollege dauerhaft im Arbeitsmodus befindet und die Welt um sich herum (und sich selbst) vernachlässigt, tut sich der andere schwer, ohne die gewohnte Struktur aus dem Büro-Alltag die selbe Arbeitsleistung abzurufen.

Wenn Sie ein Team auf Distanz führen wollen, benötigen Sie menschliche Nähe!

Der enge Kontakt hilft nicht nur den Mitarbeitern, sondern vor allem der Führungskraft selbst. Führungskräfte von virtuellen Teams beklagen gegenüber unseren Trainern oftmals das Gefühl des Kontrollverlusts. Dem kann über intensiven Austausch beigekommen werden.

Aus unserer Erfahrung ist ein Drei-Ebenen-Modell in der Kontaktpflege am vielversprechendsten.

Dabei unterhalten Sie sich mit den Mitarbeitern erstens über Persönliches und erfahren so, wie es dem Mitarbeiter emotional geht. Nur so können Sie Vertrauen über die Distanz aufbauen und erhalten, was für die Stimmung und Produktivität des Mitarbeitenden entscheidend ist.

  1. Besprechen Sie Berufliches. Nur so können Sie die Arbeitsabläufe optimieren. Hier sollte der Fokus auf der anstehenden Arbeit und wie diese verteilt wird liegen.

Abschließend ist es wichtig verbindliche Fristen zu besprechen. Da Sie beim virtuellen Arbeiten im Zweifel nicht wissen, ob Ihr Angestellter gerade Pause macht oder arbeitet ist es hilfreich klare Ziele und Termine gemeinsam zu besprechen.

Um dem Gefühl des Kontrollverlusts entgegenzuwirken ist es gut sich bewusst zu machen, dass Sie im Büro zwar das Gefühl haben zu wissen was passiert, aber in der Realität meistens so eingespannt sind, dass Sie gar nicht beurteilen können was Ihre Mitarbeiter gerade genau machen.

Um der Arbeit die nötige Struktur zu geben ist es sinnvoll sich zu festen Terminen mit allen Beteiligten in Video-Konferenzen zu treffen. Wichtig hierbei ist es empfehlenswert eine „Kultur der aktivierten Kamera“ zu etablieren. Schon Aristoteles stellte fest, dass wir Menschen soziale Wesen sind und den menschlichen Kontakt brauchen. Das Gesicht des anderen beim Gespräch zu sehen steigert Vertrauen, Motivation und das Inklusionsgefühl.

Wichtige Gesprächstechniken

Auch muss berücksichtigt werden, dass der gerne als „sozialer Schmierstoff“ bezeichnete zwischenmenschliche Kontakt nicht fehlen darf. Bedenken Sie dabei, dass gemeinsames Mittagsessen oder Kaffeepausen wegfallen und die Kollegen im Zweifelsfall untereinander nur wegen den Arbeitsschritten kontaktieren. Persönliche Beziehungen zwischen den Mitarbeitern führen erfahrungsgemäß zu besserer Zusammenarbeit.

Unsere Coaches empfehlen am Beginn jeder Sitzung eine kurze Zeitspanne (etwa 5-15 Minuten) für persönliche Gespräche einzuplanen. Wir halten es auch bei unseren Meetings so und nichtsdestotrotz es sich zu Beginn seltsam anfühlte, möchten wir mittlerweile nicht mehr darauf verzichten.

Neben der digitalen Tagesstruktur ist das Thema Erreichbarkeit zentral. Hier bietet sich die Möglichkeit gemeinsam mit Ihrer Belegschaft das passende Regeln zu entwickeln. Die Einbindung der Belegschaft an dem Punkt ist wichtig, damit Regeln nicht als Kontrollwahn verstanden werden. Wir empfehlen zudem die Status-Funktion von Anfang an konsequent zu benutzen.

Neben den strukturellen Pfeilern ist es entscheidend über welche Kanäle Sie kommunizieren. Unsere Experten beraten Sie gerne, was hier am besten zu Ihnen und Ihrem Berufsfeld passt. Wenn Sie Chats oder Foren nutzen ist es ratsam sich über Reaktionszeiten zu einigen, um Verstimmungen durch nicht-antworten oder zu-spätes-antworten zu vermeiden.

Die Gründe sich für virtuelles Arbeiten zu entscheiden können verschieden sein, der Erfolg der Umstellung ist mit unseren Experten garantiert!

Wir können aus langen Jahren Erfahrung schöpfen und Ihnen helfen alle Vorteile des „remoten“ Arbeitens auszuschöpfen, während wir gemeinsam den Risiken und Hindernissen von Beginn an aus dem Weg gehen.

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